Cómo un implementar un sistema de gestión en un colegio y no morir en el intento.

Victor López, desarrollador con amplia trayectoria en implementación de plataformas de gestión educativa, nos ofrece la primera parte de una serie de artículos en donde aborda la compleja temática del software de gestión escolar.

En esta oportunidad, compartirá con nosotros algunas nociones básicas a considerar a la hora de implementar una plataforma administrativa en nuestro colegio.

El que una institución educacional, decida implementar un sistema informático de gestión, puede responder a una serie de necesidades, que implican a su vez una serie de transformaciones tanto en lo que a información se refiere, como en la forma de relacionar a los distintos actores de la comunidad escolar. Es por esto ultimo que dicha implementación se debe ver como un proceso, de constantes mejoras, de reformulación de políticas, de acostumbramiento y entrenamiento por parte del personal, y por sobre todo, como un proceso que no puede ser "forzado" sobre el colegio, pues en la mayoría de los casos, independiente del software o plataforma que se utilice, es el capital humano el que presentará las mayores dificultades y reticencias a una nueva forma de trabajo.

El software:

La elección del software es una de las decisiones mas difíciles de tomar para un IT, pues son muchas las variables a considerar, en particular existen 3 que determinan el nivel éxito o fracaso de la implementación, aunque estos términos sean bastante subjetivos en términos de operación.

1.- Alcances del proyecto:

He aquí la pregunta del millón... ¿Qué es lo que necesito? Esta pregunta es siempre la más difícil de responder, puesto que involucra necesidades, proyecciones y en la mayoría de los casos, visiones idealistas de los jefes de las respectivas áreas, de lo que deben ser sus procesos internos. Esto deriva en un supersistema que hace y automatiza todo, relacionando lo "in-relacionable", haciéndolo imposible de implementar en un plazo razonable .El camino a seguir en este punto es ACOTAR Y PRIORIZAR.

• Requisito número uno, determinar un jefe de proyecto, que en primer lugar tenga la suficiente autoridad para dar prioridad ( o simplemente decir NO!) a las necesidades de cada área/persona, y que además tenga conocimientos tanto técnicos como prácticos del funcionamiento de la institución.
•  Determinar de forma clara que áreas participarán en el sistema, por ejemplo, si el quiero la UTP dentro del sistema, pero no el área administrativa.
• Luego establecer por área las necesidades y priorizarlas, por ejemplo la UTP desea administrar notas, asistencia, profesores y el horario de los profesores, ciertamente notas y asistencia es prioritario pues el flujo de datos es mayor, por lo tanto es más difícil de manejar por métodos tradicionales ( planillas, libros, etc. ), tomando en consideración también que la información "mas operacional" debe ser siempre prioritaria, pues sirve para distintos actores y procesos, en este ejemplo concreto, para actas, subvenciones y ¿ porqué no?, para informar de forma interactiva a apoderados y alumnos.

2.- Presupuesto:

¿Cuánto gastar (o cuánto cuesta) lo que yo necesito? En general es el IT el que tiene la responsabilidad de buscar paquetes que se ajusten a los alcances del proyecto, en esta búsqueda lo más probable es que no se encuentre un software que se ajuste 100% ni a las necesidades, ni a la realidad de la institución. Otro punto fundamental es, que el encargado del presupuesto casi nunca (en la realidad nunca) va a dar una cifra concreta de presupuesto, simplemente dirá "busca los mejores, me das los precios y ahí negociamos y decidimos". Dado que independiente de la elección que haga no tendré una solución 100% operativa, tengo varias opciones.

• a.- Elijo el software que más se ajuste a mis necesidades/presupuesto y lo customizo:El éxito que se alcance con esta solución dependerá del nivel de cobertura de mis necesidades, en general, si no cubre un +60% de ellas, no vale la pena.
• b.- Elijo una plataforma básica que me permita desarrollar una solución a medida:
  Si no existe lo anterior, lo mas adecuado es elegir una plataforma básica que me permita con un equipo con conocimientos del negocio, generar una solución a medida. Esta opción tiene pros y contras.

Pros:

• Es exactamente lo que uno quiere y necesita.
• El conocimiento de los procesos internos del sistema permitirán en un futuro, modificarlo con mayor facilidad.

Contras:

• El tiempo de implementación en mayor.
• El costo puede ser ligeramente superior (dependiendo de los tiempos y el conocimiento del negocio por parte de los implementadotes).

3.- La implementación misma:

Este paso es el más delicado, pues involucra personas, y como todos sabemos, las personas son reacias y temerosas de cualquier cambios, en especial la gente ligada a educación respecto de cambios metodológicos, es por esto, que no se debe forzar el software como un "debes ocuparlo", sino mostrarlo como una herramienta que facilitara la comunicación, mejorará la productividad y en general mantendrá la información de forma ordenada para ser accesada cuando y donde se la necesite.
Todo lo anterior viene de mi experiencia real implementando un sistema de gestión educacional en un colegio, con sus pros y contras ha sido una gran experiencia, que aun no termina pues los sistemas son 100% adictivos, si te simplifico y mejoro la vida, vas a querer más...

Pasos:

1. Definir, acotar y priorizar necesidades.
2. Definir y ajustar tiempos y presupuestos.
3. Desarrollar la mejor solución, tratar de completar procesos antes de implementar otros, (el que mucho abarca poco aprieta).
4. Capacitar, capacitar, capacitar.
5. Escuchar las opiniones y sugerencias de los usuarios en cuanto a mejoras que les faciliten su pega y si es posible implementarlas, pues al final, el sistema es para ellos y su satisfacción y comodidad llevarán a un mejor desempeño.

Espero les sirva como un mini How-To.